UBO-register: documenten toevoegen ten laatste op 31.08.2021

11-06-2021

De uiterlijke datum voor het uploaden van bewijsstukken en de jaarlijkse bevestiging van de informatie van het UBO-register is verlengd tot 31 augustus 2021. Vergeet deze verplichtingen dus niet in orde te brengen. 

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een register waar alle "Ultimate Beneficial Owners" of "uiteindelijk begunstigden" van een vennootschap of andere juridische entiteit in geregistreerd staan.

Ze verplicht vennootschappen, (internationale) vzw's en stichtingen om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden.

De modaliteiten van het UBO-register werden uitgewerkt in een Koninklijk Besluit. Twee belangrijke verplichtingen moeten tijdig worden vervuld.

Veranderingen?

  • Toevoeging van stavingsdocumenten:

De entiteit heeft de plicht om ondersteunende documenten toe te voegen in het UBO-register. 

Hieruit moet blijken dat de info adequaat, nauwkeurig en actueel is. 

Men mag zelf beslissen welke documenten men toevoegt, maar de volgende documenten komen alvast in aanmerking: statuten / notariële akte / notulen van de algemene vergadering / oprichtingsakte / benoemingsbesluit van de bestuurders / ...

  • Jaarlijkse bevestiging van de geregistreerde informatie:

De juistheid van de geregistreerde informatie moet jaarlijks worden bevestigd in het UBO-register. 

Deze termijn van een jaar start vanaf de oorspronkelijke registratie in het UBO-register of vanaf de laatste wijziging. 

Daarnaast moet iedere wijziging van de geregistreerde info binnen de maand na de wijziging geregistreerd worden in het UBO-register. 

Hoe documenten toevoegen?

Selecteer bij de keuze van je identificatiemodus de optie "in naam van een onderneming":

  1. Eenmaal verbonden met de applicatie, klik je op de startpagina op de optie "een entiteit opzoeken".
  2. Op het formulier van de geselecteerde entiteit vind je alle informatie over de entiteit in kwestie. 
  3. Druk op het tabblad "controlestructuur".
  4. Klik op de knop "wijzigen" rechtsonder aan de pagina. 
  5. De actieknoppen verschijnen.
  6. Klik vervolgens op de knop "de controle wijzigen" (oogje naast de naam van de UBO). 
  7. Laad het document nu op via "+ kies een bestand".
  8. Klik tot slot op de knop "bewaren".

Termijn?

De termijn om deze twee belangrijke verplichtingen in orde te brengen, is verlengd naar 31 augustus 2021

Sanctie?

Als deze regels niet worden nageleefd of als men te laat is hiermee, kunnen er aan de wettelijke vertegenwoordigers administratieve boetes tussen 250 en 50.000 euro worden opgelegd. 

Deze boetes worden doorgaans opgelegd aan de bestuurders en/of personen die deelnemen aan het effectief beheer. 

Hulp nodig?

Neem zeker contact met ons op als je bijkomende info of hulp wenst bij deze wettelijke verplichting!